El presente manual tiene como finalidad orientar al usuario en el manejo y funcionamiento del sistema, proporcionando una guía clara y sencilla para realizar cada una de las operaciones disponibles.

En este documento se describen los principales módulos, opciones y procedimientos que permiten utilizar correctamente la aplicación, facilitando la generación, consulta, procesamiento y gestión de la información.

El manual está dirigido a los usuarios encargados de operar el sistema y busca servir como herramienta de apoyo para el desarrollo de las actividades diarias, reduciendo errores y facilitando el aprovechamiento de las funcionalidades disponibles.

El objetivo de este manual es orientar al usuario en el manejo y utilización del sistema de manera clara, sencilla y ordenada.

En él se explican las principales opciones y funciones de la aplicación, facilitando el registro, consulta y gestión de la información.

El manual sirve como guía de apoyo para realizar correctamente las diferentes actividades disponibles en el sistema.

Para utilizar correctamente el sistema se requiere contar con:

• Un computador con sistema operativo Windows.

• Conexión a la red o Internet, según la configuración del sistema.

• Un navegador web actualizado, como Google Chrome, Microsoft Edge o Mozilla Firefox.

• Usuario y contraseña de acceso al sistema.

• Los permisos necesarios para utilizar las diferentes funciones del sistema.

Para ingresar al sistema, el usuario debe contar previamente con una afiliación vigente por un período de un (1) año.

La afiliación tiene un valor correspondiente a un (1) Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV).

Una vez realizado y validado el proceso de afiliación, se habilitará el acceso al sistema mediante el usuario y contraseña asignados.

La afiliación tendrá una vigencia de un año contado a partir de su activación.

El ingreso al sistema se realiza mediante un usuario y una contraseña asignados previamente.

El usuario debe ingresar sus datos de acceso en los campos correspondientes y seleccionar la opción Ingresar.

La contraseña es de uso personal y debe mantenerse de forma confidencial. El usuario es responsable de proteger sus datos de acceso y no compartirlos con otras personas.

En caso de olvidar la contraseña o presentar inconvenientes para ingresar, deberá solicitar la asistencia correspondiente para recuperar o restablecer el acceso.

El sistema cuenta con un control de acceso que permite verificar la identidad del usuario antes de ingresar a la aplicación.

Cada usuario tendrá acceso únicamente a las opciones y funciones autorizadas de acuerdo con los permisos asignados.

El sistema protege la información mediante el uso de usuario y contraseña, evitando el acceso de personas no autorizadas.

Al finalizar las actividades, se recomienda utilizar la opción Cerrar sesión para salir correctamente del sistema.

Es el módulo encargado de establecer, administrar y mantener los parámetros generales necesarios para el correcto funcionamiento del sistema de nómina.

Desde esta sección, los usuarios autorizados pueden definir y actualizar la información que será utilizada por los diferentes procesos administrativos y operativos de la nómina.

Entre las principales opciones de configuración se encuentran:

• Configuración de los datos generales de la empresa.

• Configuración de los períodos y fechas de procesamiento de nómina.

• Definición de parámetros laborales y administrativos.

• Configuración de conceptos utilizados en la liquidación de nómina.

• Configuración de parámetros para devengados y deducciones.

• Definición de parámetros necesarios para los procesos de seguridad, liquidación, reportes y generación de archivos de pago.

• Administración de los parámetros que permiten adaptar el sistema a las necesidades operativas de cada empresa.

Es el módulo encargado de administrar y controlar la información de las empresas relacionada con el proceso operativo de nómina.

Desde esta sección, los usuarios autorizados pueden gestionar los datos y parámetros necesarios para realizar correctamente los diferentes procesos de nómina.

Entre las principales opciones de gestión de empresa se encuentran:

• Administración de la información básica de la empresa.

• Gestión de los parámetros laborales y administrativos.

• Configuración de los períodos de nómina.

• Administración de la información necesaria para la liquidación de nómina.

• Gestión de los datos requeridos para el procesamiento de salarios, devengados y deducciones.

• Generación de información para reportes y archivos de pago de nómina.

Es el módulo encargado de registrar, administrar y mantener actualizada la información necesaria para el correcto funcionamiento de los procesos operativos de nómina.

Desde esta sección, los usuarios autorizados pueden ingresar, consultar, modificar y controlar los datos relacionados con los funcionarios y demás información requerida por el sistema.

Entre las principales funciones del registro de información se encuentran:

• Registro de la información básica de los funcionarios.

• Registro y actualización de datos laborales.

• Registro de salarios y demás conceptos relacionados con la nómina.

• Registro de novedades que afectan el proceso de nómina.

• Consulta y actualización de la información registrada.

• Validación y control de los datos antes de realizar los procesos de liquidación de nómina.

Es la opción encargada de permitir la consulta y visualización de la información registrada en el sistema, facilitando la revisión de los datos relacionados con los funcionarios y los procesos de nómina.

Desde esta sección, los usuarios autorizados pueden consultar información previamente registrada, verificar los datos y revisar los resultados de los procesos realizados.

Entre las principales funciones de las consultas se encuentran:

• Consulta de información básica de los funcionarios.

• Consulta de información laboral y salarial.

• Consulta de devengados y deducciones.

• Consulta de novedades y períodos de nómina.

• Verificación de los valores utilizados en la liquidación.

• Consulta de los resultados generados por el sistema.

Es la opción encargada de generar y presentar información organizada relacionada con los procesos de nómina, facilitando el análisis, control y seguimiento de la información procesada.

Desde esta sección, los usuarios autorizados pueden seleccionar los criterios necesarios para obtener información correspondiente a funcionarios, períodos, salarios, devengados, deducciones, novedades y demás datos registrados en el sistema.

Entre las principales funciones de los reportes se encuentran:

• Generación de reportes de funcionarios.

• Generación de reportes de nómina por período.

• Reportes de salarios y conceptos devengados.

• Reportes de deducciones y descuentos.

• Reportes de novedades.

• Reportes de resultados de liquidación.

• Generación de información para revisión y control.

• Obtención de información consolidada para el análisis administrativo.

Los reportes permiten disponer de información organizada y verificable para apoyar la toma de decisiones y el control de los procesos de nómina.

Es la opción encargada de permitir la generación e impresión de la información procesada por el sistema, facilitando la obtención de documentos físicos o digitales relacionados con los procesos de nómina.

Desde esta sección, los usuarios autorizados pueden seleccionar la información que desean imprimir y obtener documentos organizados de acuerdo con los criterios y períodos establecidos.

Entre las principales funciones de impresión se encuentran:

• Impresión de información de los funcionarios.

• Impresión de documentos relacionados con la nómina.

• Impresión de resultados de liquidación.

• Impresión de salarios, devengados y deducciones.

• Impresión de novedades registradas y procesadas.

• Impresión de reportes correspondientes a los períodos de nómina.

• Generación de documentos para revisión y control administrativo.

• Obtención de copias físicas o digitales de la información procesada.

La función de impresión permite disponer de la información de manera ordenada y verificable, facilitando su archivo, control y revisión.

Permite proteger el acceso al sistema y la información de nómina, garantizando que cada usuario utilice únicamente las funciones autorizadas.

Permite al usuario cambiar su contraseña de acceso para mantener la confidencialidad y seguridad de sus credenciales.

Permite controlar las sesiones de los usuarios y cerrar correctamente el acceso al sistema al finalizar sus actividades.

El uso del sistema está sujeto a las condiciones, políticas y disposiciones aplicables a la administración y protección de la información registrada.

Este manual corresponde a la documentación de referencia para el uso y operación del sistema. Su contenido podrá actualizarse cuando se incorporen nuevas funciones o modificaciones a la aplicación.